Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Stier

Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Hintergrund: Für die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der voraussichtlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erforderlichen Kosten zu bilden.

Streitfall: Ein Apotheker bildete für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss 2003 eine Rückstellung von 10.700 €. Er hatte dafür den – unstreitigen – jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 € mit zehn multipliziert. Das akzeptierte das Finanzamt nicht. Dagegen klagte der Apotheker.

Entscheidung: Der Bundesfinanzhof (BFH) gab dem Finanzamt recht.

• Bei der Bewertung der Rückstellung muss u.a. die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden
• Nur die Aufwendungen für Unterlagen dürfen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sind. Der Umstand, dass auszusondernden Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden, mithin kein Stauraum frei wird, kann nicht berücksichtigt werden.

Hinweis: Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen unterscheiden zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren. Sofern - wie im Streitfall - ausschließlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren betroffen ist, wird der Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren wohl nicht beanstandet werden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssen die Unterlagen zwischen ein und 10 Jahren aufbewahrt werden, also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre.

(Veröffentlichung: 6/11)
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